Årsmøtet er Beboerforeningen Porthusets høyeste myndighet. Eierseksjonsloven og husets vedtekter legger rammene for årsmøtet. Budsjett og regnskap er faste poster, likeså valg til styret. Beboerforeningen har vedtekter som tillater 3-5 styremedlemmer, både eiere og beboere. Normalt avholdes ordinært sameiermøte sisteuka i mars. Sameiermøtet skal behandle saker angitt i innkallingen til møtet.
Fra lov om eierseksjoner § 22:
”Ordinært årsmøte skal holdes hvert år innen utgangen av april. Styret skal på forhånd varsle sameierne om dato for møtet og om siste frist for innlevering av saker som ønskes behandlet. Ekstraordinært sameiermøte skal holdes når styret finner det nødvendig, eller når minst to sameiere som til sammen har minst en tiendedel av stemmene, krever det og samtidig oppgir hvilke saker de ønsker behandlet.”
Innkalling skjer etter § 34:
”Sameiermøtet innkalles av styret med varsel som skal være på minst åtte og høyst tjue dager. Ekstraordinært sameiermøte kan om nødvendig innkalles med kortere varsel som likevel skal være på minst tre dager.”
Når det gjelder sameiermøtene og beslutninger, ”regnes flertallet etter antall boligsseksjoner, slik at hver seksjon gir en stemme.” (§ 37). I sameiermøter gjelder alminnelig flertall, dvs. flertall (mer enn 50%) av de avgitte stemmer i en votering. Enkelte beslutninger krever likevel kvalifisert flertall (minst 2/3 flertall) av de avgitte stemmer i sameiermøtet. Det gjelder ombygning og omgjøring av arealer, kjøp og salg av fast eiendom, rettslige disposisjoner, samtykke til reseksjonering osv. (§ 31). Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være til stede og til å uttale seg. En sameier kan møte ved fullmektig. Det er kun eiere eller personer med skriftlig fullmakt for eier som har stemmerett. Fullmakten må være datert og signert.
Det gis ut to informasjonsskriv hvert år som sendes alle eiere i posten. Elektronisk utgave fås ved henvendelse til styret@porthuset.no