Byggteknikk, eier av næringsseksjonen i Porthuset, har sendt ut en feil og mangelfull innkalling til sameiermøtet (årsmøtet) i sameiet (hele huset, næring + bolig).
Dokumentene fins her.
Merk at møtet arrangeres 13. juni, ikke 23. mai som opplyst i varselet.
Vi oppfordrer våre eiere til å møte og vise engasjement for eierseksjonssameiets årsmøte – det er her leiligheten og verdien til den enkelte ligger.
Det er flere saker styret reagerer på:
– Varsel om årsmøte mottas 30. mai. Frist for innmelding av saker er 1. juni. Det gis altså 2 dager for sameiere å melde inn saker. Ikke bra.
– Det oppgis ingen epostadresse, telefonnummer eller ordinær postadresse for innmelding av saker. Ikke bra.
– I varselet står det for øvrig at årsmøtet er satt til 23.05.2017. På innkallingen er møtet oppgitt til 13.06.2017…ikke bra.
– Overraskende nok er det også inntatt en innkalling – og det før fristen for å melde inn saker er passert, 1. juni. Ikke bra.
Vedr. forslag 5 i innkallingen
To punkter:
1 Vedtektsendring § 13
Her tas det til orde for at innkallingen til fremtidige årsmøter foretas på epost. Utfordringen er at elektronisk innkalling fordrer at vi kjenner epostene til alle sameiere. Det gjør vi ikke.
Videre kan vi merke oss eierseksjonslovens § 34: «Sameiere som ikke selv benytter seksjonen har i alle fall krav på skriftlig innkalling».
Vi har ingen oppdatert oversikt over hvem som leier ut sin seksjon.
Dette taler altså for å fortsette med skriftlig innkalling, i tråd med hovedregelen i eierseksjonslovens § 34: «Innkallingen skjer skriftlig».
Styret i Beboerforeningen motsetter seg derfor en slik vedtektsendring.
Beboerstyret foreslår at saken trekkes fra sameiermøtet, men det bør i alle fall i innkallingen også opplyses flertallskravet til vedtektsendring, nemlig 2/3-flertall av de avgitte stemmer, jfr. eierseksjonslovens § 28.
2 Frist for innmelding av saker
Forslaget er en «…vedtektsendring i §13 Sameiermøtet» (dette er muligens en tilføyelse av § 13, men sorterer bedre under § 14 «Innkalling til sameiemøtet» – feilstaving i original).
Endringsforslaget lyder:
«Utsendelse av innkallingen til årsmøtet i sameiet gjøre på Epost til seksjonseiere, senest 14 dager før årsmøtet».
«Frist for innmelding av saker må være innmeld til styrets leder senes 7 dager før årsmøtet slik at styret kan få behandlet saken før møtet» (feilstaving i original).
Kommentar – rettslig grunnlag:
Eierseksjonslovens § 34, 4. ledd: «Innkallingen skal bestemt angi de saker som skal behandles i sameiermøtet», jfr. vedtektenes § 13: «Sameiermøtet skal behandle saker angitt i innkallingen til møtet».
Det er fullt mulig å sende ut innkallingen innen 8 dager, men det er uansett uhensiktsmessig å ettersende innmeldte saker bare fordi innkallingen sendes ut 14 dager før møtet. Fristen for utsending av innkallingen er minst 8 dager. Dette følger av vedtektenes § 14 og eierseksjonslovens § 34, 1. ledd: «Sameiermøtet innkalles av styret med varsel som skal være på minst åtte og høyst tjue dager».
Saker som ikke er oppført på sakslista kan ikke behandles, og må da ettersendes, jfr. eierseksjonslovens § 35, siste ledd: «…sameiermøte (kan) bare treffe beslutning om saker som er angitt i innkallingen til møtet…».
Forslaget, slik det foreligger, bør omarbeides, mener styret.
31. mai 2017
Beboerforeningen Porthuset
styret
